Как должны работать грамотные экспедиторы и диспетчеры грузоперевозок
Правила работы, которые должны соблюдать сотрудники, устанавливаются каждой компанией самостоятельно. Это относится не только к транспортно-экспедиционным компаниям, а ко всем организациям без исключения. Исполнение правил работы является залогом успешной работы компании, а значит, и получения прибыли.
Основное правило взаимодействия диспетчера грузоперевозок или экспедитора с заказчиком – предоставление только достоверной информации. Если сотрудник сомневается в подлинности данных, лучше всего их перепроверить. Для полной уверенности лучше всего убедиться в подлинности информации, получив ее из различных источников. Для исключения возможных разногласий лучше всего подтверждать полученные данные документально. Так будет спокойнее представителю компании, а у клиента не будет возможности уличить компанию в предоставлении неверных данных.
Экспедитор (диспетчер грузоперевозок) никогда не должен полагаться на случай. Например, при перевозке диспетчер грузоперевозок не смог выяснить, где находится груз, не дозвонился до водителя. Перезвонил клиенту, что-то сказал о приблизительном месте нахождения товара, практически соврал. Груз благополучно прибыл в пункт назначения, экспедитор расслабился. Не нужно превращать подобные действия в систему. Рано или поздно подобные действия сотрудников способны выйти наружу. Это отразится на репутации компании самым отрицательным образом.
Это, конечно, долгий и трудный процесс. Но всех сотрудников транспортной организации, особенно диспетчеров грузоперевозок, необходимо приучить проверять все данные досконально. Это значительно облегчает рабочий процесс. Когда сотрудники точно знают положение дел при транспортировке груза, они могут представить заказчику полный отчет. Клиент не сможет впоследствии обвинить транспортную компанию и ее работников в ненадлежащем выполнении функциональных обязанностей.
Обязательно нужно держать клиента в курсе всего происходящего при транспортировке товара. Погрузили товар – позвонили клиенту, проинформировали о том, что груз отправлен в путь, встречающая сторона извещена. Если по пути возникли проблемы, которые необходимо оперативно решить, составляется план мероприятий. Клиенту лучше всего рассказать все без утайки, предложить пути разрешения проблемы. Все дальнейшие действия должны совершаться только с согласия заказчика грузоперевозки.
Отношения с любым, даже не самым крупным заказчиком, нужно выстраивать таким образом, чтобы клиент чувствовал себя единственным, вокруг которого, практически крутится вся работа фирмы. Всем без исключения заказчикам такое отношение приятно. Кроме того, подобное обращение является лучшим стимулом разрекламировать вашу компанию другим потенциальным заказчикам.
Профессиональный экспедитор или диспетчер грузоперевозок должен всегда держать ситуацию под контролем. Это касается всех этапов транспортировки груза, начиная с погрузочных работ. Экспедитор обязан четко помнить, когда начинается погрузка и в какое время машина должна выехать на маршрут. Диспетчер грузоперевозок должен четко знать и контролировать время прибытия груза в пункт назначения. Должен иметь под рукой телефоны для связи. Это касается телефонов клиента, водителя-дальнобойщика, а также стороны-получателя груза. Если клиент интересуется текущим состоянием транспортировки, никаких ответов, типа «может быть», он не должен услышать. Все должно докладываться четко, как в армии. Именно такое общение создает у заказчика уверенность, что ситуация с доставкой груза находится под контролем.
Для того чтобы иметь ясное представление о местонахождении груза в данный момент, нужно постоянно контролировать водителя. Не нужно бояться недовольства со стороны водителя. Он выполняет свою работу – везет товар. Экспедитор и диспетчер грузоперевозок выполняют функции контролирующего органа, следят за транспортировкой груза. На сегодняшний день контроль за грузоперевозками осуществлять легче. Многие машины оборудованы системами спутникового слежения. Это позволяет определить, где транспорт с грузом находится в данный момент. Правилом, установленным в транспортно-экспедиционной организации, должно стать обязательное заполнение листа прибытия и убытия машины. Несколько минут, потраченных на этот процесс, способны очень сильно облегчить жизнь коллектива в целом и позволят избежать возникающих недоразумений.
Экспедитор должен располагать данными о техническом состоянии автотранспорта, который будет осуществлять процесс доставки груза. Если предполагается выезд на маршрут в зимнее время при низких температурах, диспетчер грузоперевозок обязан заранее дать указания о подготовке машины к выезду на маршрут. Для этого необходимо проконтролировать работу механиков, водителя и персонала, ответственного за подготовку машины к отправке. Сделав это несколько раз, диспетчер грузоперевозок приучит технический персонал правильно готовить транспорт к процессу грузоперевозок.
За день до отправки груза необходимо сделать контрольный звонок заказчику и еще раз уточнить все условия транспортировки груза, поинтересоваться, нет ли каких-либо изменений и еще раз согласовать время погрузки товара. Необходимо уточнить у водителя, получил ли он служебный сотовый телефон, деньги на питание и на топливо. Также необходимо проверить наличие всех сопроводительных документов на товар и на машину. Наличие мобильного телефона у водителя обязательно. Телефон водитель получает перед поездкой и сразу после поездки сдает. Покупать дорогие модели не нужно, чтобы не вызывать искушение его продать. Достаточно добротных недорогих моделей.
Профессиональный экспедитор или диспетчер грузоперевозок всегда должен проверять поступающую информацию, полагаться только на свои силы. Необходимо взять за правило всегда все проверять за сотрудниками транспортной компании. Только это будет залогом успешной работы, как экспедитора и диспетчера грузоперевозок, так и компании в целом.
Грузоперевозки 
Загрузка ...
1 комментарий