Электронная транспортная накладная: зачем она нужна, как ее правильно заполнять и когда сдавать
Цифровые технологии все шире применяются в экономической жизни. Предприниматели давно сдают отчетность в ИФНС в электронном виде. В настоящее время цифровой документооборот применяется не только для обмена информацией с государственными органами, но и между предприятиями. Успешным примером является электронная транспортная накладная.
Содержание
Что такое ЭТрН и чем она отличается от бумажной?
Во-первых, это документ, который обладает юридической силой, несмотря на то, что на нем отсутствуют подписи и печать (в транспортной накладной в электронном виде данные реквизиты заменяет ЭЦП). Формат электронной транспортной накладной утвержден Постановлением Правительства РФ (внесены соответствующие изменения в правила осуществления перевозок автотранспортом).
Основной функцией ЭТрН является подтверждение:
- Наличия заключенного договора на оказание транспортно-экспедиционных услуг;
- Осуществления расходов на доставку товара для корректного начисления налогов.
Электронная транспортная накладная отличается от бумажной версии способом хранения и передачи. Первую можно отправлять и получать по телекоммуникационным сетям, а вторую – только по почте или путем личного вручения. При этом, обрабатывать и принимать к учету ЭТрН проще, поскольку в большинстве компаний учет ведется в специализированных программах.
Обязательно ли использовать электронный вариант отчетности?
Эксперимент был начат в 2018 году по аналогии с системой Этран для оптимизации планирования и управления железнодорожными перевозками, но только с 1 января 2021 года официально разрешили использовать электронную транспортную накладную для автомобильного транспорта при осуществлении грузоперевозок. Однако ее применение не является обязательным. Перевозчик или агент, грузополучатель и грузоотправитель могут также использовать бумажные версии документа. Разрешено и дублирование обоих видов товарных накладных.
Следует отметить, что переход на использование электронных товарно-транспортных накладных выгоден предприятию, но некоторые посты ГИБДД еще не оборудованы необходимыми терминалами, поэтому при отправке водителя в рейс рекомендуется снабдить его бумажными версиями документов.
Почему это удобно?
Электронная транспортная накладная 2021 обладает следующими преимуществами:
- Ускоренным обменом документами между участниками перевозки (это положительно сказывается на учете и расчете налогов, а также снижает сроки оплаты услуг, что ведет к увеличению грузооборота);
- Наличием возможности работать с документами в любом месте, где есть доступ к сети Интернет;
- Оперативным внесением исправлений (нет необходимости повторно отправлять корректный бумажный документ);
- Отсутствием риска потери или порчи;
- Снижением расходов на аренду или обслуживание помещений по причине отсутствия необходимости в хранении бумажных носителей информации.
Отличается ли ЭТрН у разных операторов?
Электронная транспортная накладная имеет единую утвержденную Правительством РФ форму, поэтому все, кто работает на рынке грузоперевозок, будут обязаны использовать только утвержденный формат. Это существенно облегчает внедрение документа в учет и работу с ним по каналам электронного документооборота.
В процессе работы возможно использование квалифицированной и простой ЭЦП. Первая необходима для обмена документами между юридическими лицами и работы с налоговой (операторами являются Контур, Астрал и ряд других компаний). Второй тип подписи может применяться для подтверждения приемки груза. Для бухгалтерского и налогового учета документ подписанный такой подписью приниматься не будет.
Где и как нужно заполнять электронную накладную
Электронная транспортная накладная с 2021 года заполняется по следующим правилам:
- Документ подтвердит расходы при наличии заполненных полей с указанием даты, сведений о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике, размере платы за услуги. В соответствующих разделах необходимо корректно указывать должности расшифровывать подписи.
- Печать не требуется. Достаточно ЭЦП для подтверждения юридической силы.
- Прочерки разрешены при отсутствии информации. Поля, в которые информация вносится при наличии необходимости, не являются обязательными.
Кто заполняет форму? Это определяется в договоре на оказание транспортных услуг. Как правило, это грузоотправитель.
Самые распространенные мифы об электронной транспортной накладной
Некоторые компании опасаются применять ЭТрН по разным причинам, что замедляет грузооборот. Но мы решили развеять самые распространенные мифы и попытаться убедить вас в обоснованности применения электронных дкоументов.
ЭТрН вне закона
Порядок обмена описываемыми документами в электронном виде утвержден Правительством РФ. Возможность использования телекоммуникационных каналов для обмена документами в рамках бухгалтерского и налогового учета зафиксирована Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (при наличии необходимых реквизитов). Электронная транспортная накладная 2021 соответствует всем требованиям нормативных актов, подписывается ЭЦП, поэтому обладает юридической силой и может приниматься к учету. Таким образом, ЭТрН полностью легитимна.
Придется потратиться на УКЭП для водителей
Сервис обмена ЭТрН предполагает использование квалифицированной ЭЦП только между юридическими лицами. Чтобы форма имела юридическую силу, с использованием УКЭП подписывают ее грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Водитель при приемке и передаче груза ставит простую ЭЦП, которая существенно дешевле.
Легитимность такой схему документооборота подтверждается Федеральным законом «Об электронной подписи», в котором указано, что контрагенты самостоятельно определяют вид ЭЦП, которым будут пользоваться при обмене документами. Кроме того, данная позиция прослеживается в письмах Министерства финансов РФ.
ЭТрН не примут в налоговой
Поскольку документ обладает всеми необходимыми реквизитами, предусмотренными законодательством о бухгалтерском учете, ЭТрН является первичным учетным документом, а значит, будет принята ИФНС.
Вместе с тем, электронный формат документа не утверждена ФНС, поэтому при истребовании ЭТрН налоговой, его потребуется скачать и распечатать из сервиса электронного обмена, заверить подписью руководителя и печатью, а потом в бумажном виде отвезти в ИФНС. После утверждения ФНС РФ электронного формата накладной, потребность в распечатке исчезнет, документ можно будет направлять в контролирующий орган по телекоммуникационным каналам связи.
В суд не представишь
Направление цифровых документов в суд разрешено АПК РФ и ГПК РФ. Более того, системы электронного документооборота с судами позволяют предоставлять ЭТрН подписанные
ЭЦП. Такие документы имеют юридическую силу и могут использоваться сторонами для обоснования своей позиции.
Единственное ограничение при направлении в суд электронных форм по системам цифрового документооборота – подписание их УКЭП, но такая подпись должна быть у юридического лица для осуществления обмена ЭТрН между участниками рынка грузоперевозок. При необходимости, документ можно также распечатать из сервиса обмена, заверить подписью и печатью руководителя и предоставить в суд в бумажном виде.
Будут проблемы с ГИБДД
В настоящее время правовой механизм взаимодействия с сотрудниками ГИБДД с использованием ЭТрН отсутствует. Кроме того, не все пункты ДПС оборудованы соответствующими терминалами.
Выходом в такой ситуации может быть предоставление инспекторам ГИБДД бумажной ТТН, на которой будут стоять оригинальные подписи грузоотправителя и перевозчика. Такой документ достаточно иметь в одном экземпляре, который будет уничтожен при передаче груза грузополучателю.
Ближайшие перспективы ЭТрН
По свежим новостям ожидается, что электронная транспортная накладная с 2022 года станет реальностью. Изначально планировался запуск сервиса с 1 января 2021 года, но помешали определенные технические проблемы. Все необходимые изменения в нормативные акты уже внесены.
Итак, по инициативе Минтранса электронная транспортная накладная введена в тестовую эксплуатацию с 2018 года. На сегодняшний день внесены все необходимые изменения в нормативные документы, осталось устранить технические проблемы, отладить все процессы и работа на рынке логистики существенно упростится и ускорится, что приведет к росту грузооборота.
Загрузка ...
